Buig

Специалисты широкого профиля

Трелло

Trello — сервис для управления проектами и персональными задачами. Простой, бесплатный и гибкий визуальный онлайн-инструмент для организации работы команды или отдела по методологии канбан.

Таблицы, электронные письма и записи в электронный блокнот — все эти инструменты гораздо менее удобны для постановки задач в сравнении с Трелло. Письма теряются, таблицы не обновляются и устаревают, записи в блокноте забываются.

Именно Трелло способен вывести эффективность вашей работы на новый уровень и помочь от «когда-нибудь» перейти к «точно в срок».

Компания начала работу в 2011 году, на сегодняшний момент зарегистрировано более 4,5 млн. пользователей. За что они так полюбили Трелло?

  • Простота — интуитивно понятный интерфейс, базовые функции платформы легко освоить и начать использовать сразу же.
  • Облачность — все данные по проектам и задачам хранятся онлайн, поэтому у вас всегда есть доступ к ним с любого устройства.
  • Командность — работайте в команде, все участники имеют доступ к доске и могут оперативно реагировать на изменения задач, сроков и вести обсуждения.
  • Бесплатность — платформа работает по принципу freemium модели, то есть все функции доступны в бесплатном режиме. Платные пакеты лишь расширяют основные возможности.

Наибольшей популярностью сервис пользуется у IT-специалистов, стартапов и небольших компаний. Но Трелло можно использовать и для личных задач, например: планирование семейного отпуска, ведение распорядка дня, планирование и так далее.

Как пользоваться Трелло

Обычно, внедрение Трелло в работу отдела или компании проходит легко и без лишних страданий. Но, все же, работа с новым приложением, тем более на постоянной основе, требует некоторой адаптации.

Поэтому мы подготовили небольшую инструкцию по основным аспектам органайзера, чтобы вы еще быстрее могли начать работу с Трелло.

Доски Трелло имеют 4 основных компонента, которые дают практически безграничные возможности.

Доски

Доска (А) отражает проект или место, где задачи собраны по какому-то общему признаку (отдел, направление, канал и так далее).

Неважно, запускаете ли вы новый сайт или планируете отпуск, доска — это то место, где вы организуете задачи и можете взаимодействовать с коллегами, друзьями или семьей.

Колонки

Колонки (Б) содержат в себе карточки, помогая сортировать их по прогрессу или различным этапам. Их можно использовать для создания рабочего процесса, в котором Карточки перемещаются между Колонками от начала до конца.

Ограничения на количество колонок нет, поэтому Трелло позволяет отобразить наглядно даже самый длинный и сложный процесс, разбив его на отдельные логические этапы.

Простой пример с тремя колонками:

  • Нужно сделать
  • В работе
  • Готово

Где карточки добавляются в колонку «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению задачи, карточка переносится в колонку «В работе». А когда работы по ней завершены, то ее можно переносить в колонку «Готово».

Конечно, вы можете кастомизировать количество и название колонок для своего удобства.

Карточки

Карточки (В) — это фундаментальный компонент Трелло. Именно они содержат все всю информацию по задачам и идеям. В карточке можно описывать задачу, которую необходимо выполнить.

Чтобы создать карточку, нужно в любой из колонок нажать на «Добавить еще одну карточку» и дать ей название, например: Забрать вещи из прачечной или Написать статью в Блог.

Карточки можно дополнительно кастомизировать полезной информацией. Для демонстрации прогресса по конкретной карточке просто переносите её между Колонками по мере необходимости. Лимита на количество карточек в одной Колонке также нет.

Меню

В правой стороне доски Трелло есть Меню (Г). Оно позволяет производить настройки доски, управлять доступом к доске, фильтровать карточки, менять фон, осуществлять интеграции и многое другое.

Кроме того, в Меню видна вся активность, которая производилась на доске ранее. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в карточках.

Звучит не так уж и сложно, да? Начните с создания своей первой доски

Списки и доски

Списки тоже можно копировать, перемещать и архивировать. Меню с досками в Trello можно сделать фиксированным, а сами доски добавлять в «Избранные» и сортировать. Есть три типа досок с разным уровнем доступа:

  • приватная (доступна только по личному приглашению владельца доски);
  • командная (доступна всем участникам команды);
  • публичная (может быть доступна всем).

Закрытые доски и ненужные списки с карточками хранятся в специальном архиве. Оттуда их можно вернуть обратно или окончательно удалить. Можно создавать неограниченное количество задач, досок и списков, а также добавлять любое число участников.

Другие возможности Trello

Пока я делала обзор Trello, я выделила для себя шесть важных особенностей системы, которые позволяют работать более комфортно и гибко.

Встроенная «умная» система поиска с операторами и памятью запросов.

Кроме досок, в Trello можно создавать персональные или бизнес-команды. Подписка на Бизнес-версию открывает доступ к дополнительным инструментам администрирования и более гибким настройкам конфиденциальности.

Trello хранит подробные логи всех изменений и действий участников команды. Их можно увидеть не только под карточками, но и в профилях, а также в специальном меню. Оно открывается при нажатии на кнопку с иконкой колокольчика в самом правом углу шапки сайта. Есть возможность получать оповещения об изменениях в логе на почту или прямо на рабочий стол.

Есть удобный фильтр карточек по различным параметрам. Он включает в себя настраиваемую систему цветных меток с режимом для дальтоников.

Открыть доступ к доске, карточке или пригласить человека в команду можно просто скинув ему ссылку — это быстро и удобно. Для создания карточек можно делать закладки, перетаскивая гиперссылки с сайтов или прямо с компьютера.

Одно из серьезных конкурентных преимуществ Trello перед другими системами управления проектами — большой, постоянно обновляемый список улучшений (Power-Ups), разбитый на категории. Это расширения и интеграции с другими популярными сервисами, приложениями, облачными хранилищами данных и т.п. Единственный минус: в бесплатной версии Trello можно включать ограниченное число улучшений для каждой доски. Зато между ними можно переключаться по необходимости. Найти приложения для интеграции можно перед «Стикерами» в выпадающем меню справа. Больше информации вы найдете . Если же вы программист, то можете присоединиться к команде разработчиков и создать своё собственное расширение для Trello .

Маленькие хитрости работы с Trello

Как и у любой продвинутой системы, в Trello есть различные уловки, которые делают работу с ней еще удобней и быстрее.

Например:

  • Используйте горячие клавиши. Знание быстрых команд может существенно ускорить навигацию по Trello. Вот их полный список.
  • Добавляйте себя в участники к каждой важной задаче, чтобы получать уведомления об изменениях и держать процесс под контролем. Карточки, в которых вы значитесь как участник, появляются в отдельном списке в профиле.
  • Не поленитесь изучить такие стандартные улучшения, как «Календарь», «Поля пользователя», «Старение», «Голосование» и т.п. Переключение между ними даже в бесплатной версии может сделать работу с Trello еще комфортнее.
  • Разработайте собственную схему меток. Дайте им названия и продумайте структуру, которая поможет при необходимости фильтровать ваши задачи по срочности, важности, тематике, участникам или любому другому принципу.
  • Пользуйтесь облачными хранилищами данных: Google Диск, Dropbox, OneDrive, Box. Так вы сможете держать под рукой все нужные для проекта файлы, просто вставляя их в виде ссылок.
  • Пункты списка и элементы чек-листа в Trello можно превращать в карточки. Для этого каждый пункт списка должен начинаться с новой строки, после чего список нужно скопировать в окно для новых карточек и нажать «enter». Вам предложат разбить список на отдельные задачи или создать карточку с этим списком.
  • Скачайте и установите приложение для вашего мобильного устройства или расширение для браузера — это добавит еще парочку новых функций Trello в ваш арсенал.
  • Используйте возможность прямой интеграции Trello со Slack — отслеживайте изменения в самых важных проектах.
  • За каждого нового пользователя Трелло, которого вы пригласили, дают бесплатный месяц Trello Gold. Gold позволит менять фон досок, откроет новые стикеры и смайлы, а также даст вам прикреплять файлы весом до 250 Мб.

Резюме

Что такое Trello? Сейчас это одна из самых простых и удобных систем управления проектами. Она универсальная, легкая, гибкая, с открытым API, а главное, бесплатная. Ее самые сильные стороны: возможность параллельно отслеживать статус разных задач на одном экране и удобная интеграция с другими популярными инструментами.

Из минусов я могу выделить то, что:

  • функционала Trello недостаточно для действительно крупных компаний;
  • на маленьких экранах Trello становится не такой удобной;
  • автоматизацию, повторение и быстрое добавление задач сложновато реализовать.

Несмотря на некоторые недостатки, Trello наращивает популярность и активно внедряется компаниями в самых разных сферах. Это прекрасное онлайн-решение для быстрой и легкой организации работы.

Scrum. Как выжать из Trello всё

Вот что мы сделали

Так как нам нужен контроль и четкая картина по проектам, мы внедрили систему Scrum.

Для тех, кто в танке, Scrum — это методология управления проектами, которая построена на принципах тайм-менеджмета.

В этой статье мы поделимся способом планирования благодаря сервису Trello. Но сначала расскажем о нашем пути.

Главной задачей было настроить идеальную работу по проектам, чтобы минимизировать ситуации по срыву дедлайнов и устранить проблему со сломанным телефоном.

В начале нашего пути мы выбрали Яндекс.Трекер.

Яндекс предлагает свой мессенджер Ямб для пользователей Трекера, что показалось довольно интересной фишкой. Но возникла проблема, мессенджер не загружался и не устанавливался на некотрых компьютерах. В трекере мы не могли проследить полноценный процесс работы по проекту и этапы по нему. Через 3 месяца Яндекс запросил абонентскую плату и отключил трекер.

А работать-то надо!

Бумажный вариант.

У нас есть стена, на которой мы приклеиваем листы с нашими целями. Теперь, если мы их отклеим, то придется перекрашивать всю стену.

Это тот вариант, в котором мы просто засоряли бы стену офиса стикерами и т.д.Тут тоже есть минусы: — На это мы будем тратить много стикеров, которые будут отклеиваться и теряться.- У всех разный почерк, стена станет грязной.- Некоторые наши сотрудники работают на удаленке и они не имеют доступ к стене в офисе, чтобы просмотреть задачи.

Электронный вариант

Мы искали сервис, который будет удовлетворять все наши потребности. Выбор небольшой.

  1. Basecamp.Тот же самый треккер. К сожалению, к Scrum не имеет никакого отношения.

Интерфейс Basecamp

Агентства и студии любят этот сервис, но для нашей системы он не подошел. Сервис на английском языке, это путает.

2. Asana.Хороший сервис, думали останосится именно на нем. Но за использование полезных фич потребовали плату. Нам этот вариант не подошел, мы скупердяи.

Сервис крутой, в нем есть система аналитики, подойдет для Scrum. Но нам не понравился интерфейс. Нам хотелось сделать доску, как у команды “Пегий Дудочник” из сериала Кремниевая долина.

Интерфейс Asana

3. Trello.

Решили взять Trello. Мы были с ним знакомы, но пришла идея настроить Scrum через доски и карточки. Основные функции бесплатны, это важно, мы же скупердяи, помнишь;)Плюс мы нашли дополнительный виджет в хроме для диаграмм Ганта. Это супер крутая фича для менеджеров.

Минус — ты не видишь ответственного за проект. Но за проект ответственны менеджеры, должности прописаны в Trello и при этом мы знаем их в лицо.

Короче, это был самый подходящий для нас вариант.

Как мы настроили Scrum.

Мы определились, что будем делать доски отдельно для каждого проекта.

Внутри каждой доски-проекта, менеджер создает следующие колонки:

  • Общая — в нем будут находиться все задачи по проекту.
  • To Do — задачи на спринт, которые мы переносим из общей колонки (СПРИНТ — 1 рабочий день)
  • In Progress — задачи, к которым приступил исполнитель.
  • On Review — просмотр реализации проекта.
  • Committed — отработка комментариев.
  • Testing — задачи, которые тестируются.
  • Done — выполненные задачи.

К каждой задаче ставим метки.

Мы определились с категорией к каждому цвету. Оранжевый — это все задачи, которые относятся к дизайнерам. Красны— к программистам и т.д.

В процессе реализации, мы переносим задачу из колонки в колонку. Благодаря этому мы видим работу по проекту.

Каждый менеджер может открыть проект и вникнуть в процессы всех дел.

Slack следит за нашей работой.

Мы ушли от Telegram и перешли на Slack. Теперь общение по рабочим моментам идет только через него.

Благодаря нашему боту по имени Robi, который следит за успеваемостью, мы проговариваем утром и вечером список всех наших проработанных задач.

Его задача спрашивать и собирать информацию. Он задает простые вопросы: «Чем собираешься заняться?» «Какие у тебя планы?» «Все ли тебя устраивает?» Включили функцию учета времени. Robi задает вопрос: «Во сколько ты сегодня пришел/ушел?» и сотрудник пишет время своего прихода/ухода.

Многие недооценивают Trello в эффективности построения работы. Но я расцениваю его, как самый успешный и удобный инструмент для работы Scrum.

От чего мы отказались сразу и не пожалели, чему мы научились?

  • Аналоговый Scrum, со стикерами и испорченной стеной.
  • Все задачи должны быть собраны в одном месте.
  • Единый внутренний мессенджер в компании.
  • Все должно быть наглядно.

Вот так коротко и по пунктам рассказали вам о нашей работе. Будем рады, если наш кейс помог разобраться в Scrum.

Нам не жалко, делайте как мы;)

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх